實驗物資采購管理系統(tǒng)是一種用于有效管理實驗室或研究機構的物資采購的軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用精細化條碼化管理、自動化審批采購流程管理、利用RFID射頻技術掃碼領用、掃碼歸還，防止手工記錄時錯誤的發(fā)生。同時還可以在手機上完成試劑申領、申購的審批，采購訂單的生成、查看實驗室的統(tǒng)計報表，隨時掌握實驗室工作情況，還能與供應商建立良好的合作關系，并定期評估供應商的服務質量和產品質量。目的是提高采購流程的效率、跟蹤采購訂單和庫存，盛元廣通實驗物資采購管理系統(tǒng)確保采購過程的透明性和合規(guī)性。讓您擁有全新的自助操作體驗的同時提高工作效率。
以下是實驗物資采購管理系統(tǒng)的功能和特點：
采購申請管理：研究人員可以通過系統(tǒng)提交多品類采購申請，包括所需物品的詳細信息、數(shù)量和預算。系統(tǒng)可以維護供應商信息，包括聯(lián)系信息、價格信息和歷史交易記錄。采購申請可以經過審批流程，確保經過必要的核準程序，例如由主管或財務部門審批。系統(tǒng)可以生成采購訂單并將其發(fā)送給供應商，同時允許用戶跟蹤訂單的狀態(tài)和交付時間。跟蹤實驗室的庫存水平，包括各種物資和耗材，幫助實驗室管理采購預算，生成采購歷史、庫存水平和支出的報告，記錄所有采購活動，以便在需要時進行審計，確保合規(guī)性。向相關方發(fā)送自動通知，例如采購訂單的批準狀態(tài)或交付狀態(tài)更新。確保只有授權人員可以訪問敏感的采購數(shù)據(jù)。
審批流程自動化：實驗室需先確定采購審批流程的規(guī)則和程序，包括哪些類型的采購需要審批、需要哪些審批層級（如部門主管、財務主管、實驗室主管等）以及審批的時間要求。根據(jù)采購的性質和金額，設定不同的審批層級審批進度可查。通常，低值采購可以經過較少層次的審批，而高值采購需要更高層級的審批。建立采購審批的工作流程，明確實驗室審批人員的角色和職責。確保審批流程的可追溯性，為采購審批流程提供電子化支持，以減少紙質工作和手動處理。這可以通過系統(tǒng)內部的審批工具實現(xiàn)。系統(tǒng)還提供通知和提醒功能，以確保審批人能夠及時處理審批請求。通知可以通過電子郵件、短信或系統(tǒng)內的消息通知發(fā)送。記錄審批的歷史，包括每個審批人的決策和審批時間。如果審批人員由于休假或其他原因無法審批，系統(tǒng)提供便捷的審批人員變更機制。審批人有權提供反饋和意見，生成審批歷史的報告和分析，以幫助管理層了解采購流程的效率和問題。
無紙化結算：一旦采購申請通過實驗室管理人員審批，系統(tǒng)自動生成采購訂單。這個訂單應包括所需物資的詳細信息、數(shù)量、價格和供應商信息。同時可以自動將采購訂單發(fā)送給供應商，一旦物資交付完成，供應商可以向實驗室發(fā)出**票。系統(tǒng)自動匹配采購訂單、**票和收貨記錄，以確保訂單的準確性和價格的一致性。一旦匹配成功，系統(tǒng)可以自動觸發(fā)付款批準流程。審批程序通常需要通過財務部門或管理層的審批，但這也可以通過系統(tǒng)自動化。支持電子支付選項，以快速付款給供應商。維護供應商信息，包括支付條件、付款方式和聯(lián)系信息，以幫助自動結算管理。系統(tǒng)生成付款歷史、采購成本分析和供應商績效報告，提高采購流程的效率、降低錯誤率、加速供應商付款、提供準確的成本分析和減少紙質文件處理。
危險化學品管理：危化品管理采用五雙（雙人收發(fā)、雙人記賬、雙人雙鎖、雙人保管、雙人使用）原則，確保RFID系統(tǒng)與實驗物資采購管理系統(tǒng)集成，以實現(xiàn)危險化學品的實時跟蹤、庫存管理和出入庫記錄的自動，確保所有危險化學品都經過注冊，并記錄其詳細信息，包括化學品名稱、CAS號、制造商、容器類型、數(shù)量、儲存位置等。以便在系統(tǒng)中RFID標識每個化學品容器。為實驗室員工提供培訓，以確保他們了解如何使用RFID系統(tǒng)和處理危險化學品。
1.入庫操作：實驗室人員應通過系統(tǒng)提交危險化學品的出入庫申請，包括所需數(shù)量、用途、目的地等信息。出入庫申請應經過審批流程，確保只有經過授權的人員才能處理危險化學品。審批流程應包括審核申請、審批和最終批準。當危險化學品進入實驗室或倉庫時，通過RFID閱讀器掃描RFID標簽，自動記錄入庫操作，并更新庫存信息。
2.出庫操作：當危險化學品被取出時，也通過RFID掃描來記錄出庫操作。系統(tǒng)可以記錄誰、何時以及為何目的取出了化學品，歸還也是秉承誰領取誰歸還原則，電子天平稱重后記錄系統(tǒng)中。
3.庫存監(jiān)控：系統(tǒng)支持危險化學品的正確標識，包括危險標志、物質標識號、儲存條件等信息。實驗室管理員可以通過實驗物資采購管理系統(tǒng)監(jiān)控庫存，隨時查看每個危險化學品容器的位置和狀態(tài)。
4.庫存警報：系統(tǒng)可以生成庫存警報，當庫存低于設定的閾值或出現(xiàn)異常情況時，自動發(fā)送通知給相關人員。
查詢管理：系統(tǒng)提供搜索功能，允許用戶根據(jù)物資名稱、類別、供應商、規(guī)格等關鍵詞進行快速搜索。提供搜索和過濾選項，以幫助用戶定位所需物資。包括價格范圍、庫存水平、供應商評級等條件。系統(tǒng)還提供物資目錄，用戶可以快速瀏覽不同類別的物資，類似于在線購物網站的產品目錄。對于移動應用，可以添加條形碼掃描功能，允許用戶掃描物資的條形碼以快速定位并更新庫存。在用戶定位所需物資后，提供一鍵生成采購訂單的選項，減少步驟，提高效率。
低值易耗品管理：實驗室通常需要采購各種不同種類的低值物資，所以系統(tǒng)支持多個品類或物資類型。用于監(jiān)測和提醒相關人員低值物資（例如低價值易耗品或耗材）的庫存水平，以確保實驗室不會因為物資短缺而中斷工作。實驗室?guī)齑娴淖詣颖O(jiān)測，包括低值易耗品的數(shù)量和使用速率以及記錄低值易耗品的使用情況。用戶自定義庫存閾值和提醒通知設置，當庫存低于特定閾值時，系統(tǒng)會觸發(fā)提醒。系統(tǒng)會自動向相關人員（例如實驗室管理員、采購負責人）發(fā)送提醒通知，以告知他們哪些低值物資即將用完或已經用完。生成自動采購建議，提供哪些物資需要 重新訂購以滿足實驗室需求。這可以包括采購數(shù)量和供應商建議。在采購建議生成后，系統(tǒng)可以啟動審批流程，確保采購是合規(guī)的。
統(tǒng)計分析：從采購和庫存管理系統(tǒng)中收集數(shù)據(jù)，包括采購訂單、庫存水平、支出等信息。提供數(shù)據(jù)可視化工具，如圖表和圖形，以幫助用戶更容易地理解數(shù)據(jù)和趨勢。允許用戶創(chuàng)建自定義報告，根據(jù)他們的需求選擇特定的指標和數(shù)據(jù)進行分析。分析采購活動、庫存水平和支出的長期趨勢，分析采購成本、庫存成本和物資使用成本，通過分析，實驗室可以更好地管理物資和成本，避免浪費和不必要的開支。
移動應用：將實驗物資采購管理系統(tǒng)整合到移動應用平臺，應用可以嵌入審批流程，允許申請經過必要的審批程序，例如由主管或財務部門審批。審批人可以通過應用審批或拒絕申請。應用可以向用戶發(fā)送實時通知，例如審批狀態(tài)更新、采購訂單生成和庫存警報。用戶可以查看其提交的采購訂單的狀態(tài)，并了解交付時間以及采購歷史和支出報告，以幫助他們做出明智的采購決策。
