在中西醫醫學研究中，科研人員可以利用該系統對大量的生物樣本進行管理，加快新藥研發的進程。系統設計規范：嚴格遵循ISO/IEC:17025、CNAS、CMA、TB214、ISO15189、FDA、CMA體系及等實驗室程序文件規范標準設計理念；出色的庫位管理方案，我們能夠更好地管理、追蹤和利用珍貴的生物樣本，提升庫區管理。
基礎管理：根據實際情況，設置用戶角色、組織架構，通過設置角色權限，賦予用戶功能權限、操作權限和數據權限；系統內置常用角色，包括系統管理員，老師，學生，實驗員等；支持用戶自定義角色，支持角色的新增，修改，權限配置，刪除。
人員管理
所有參與樣本管理的人員應接受專業培訓，包括樣本的收集、標識、處理、存儲和運輸等方面。同時，應要求相關人員獲得必要的資格認證，以確保他們具備專業的知識和技能。在樣本管理系統中，應明確每個人的職責和分工，如樣本接收員、處理員、存儲員和運輸員等。這樣可以確保工作流程的順暢進行，同時提高管理效率。定期對參與樣本管理的人員進行考核和評估，以檢查他們的工作質量和遵守操作規范的情況。加強人員之間的溝通與協作，確保信息的及時傳遞和問題的有效解決。重視人員的安全意識培訓，確保他們了解并遵守相關的安全規定和操作規程。在樣本管理工作中，應定期進行人員輪換和交接，以避免長期由同一人負責同一環節導致的潛在風險，避免信息丟失或誤解。
樣本管理
一、樣本收集：制定明確的樣本收集流程和操作規范，確保每次收集都能按照統一標準進行。
培訓與教育：對樣本收集人員進行專業培訓，包括正確的收集方法、樣本標識、運輸和保存等。將收集的樣本滿足檢測或研究的要求，避免污染、損壞或誤操作。
二、樣本標識與記錄：為每個樣本分配唯一標識碼，確保樣本信息的可追溯性。記錄樣本的來源、類型、數量、收集時間等信息，便于后續查詢和管理。
三、樣本存儲：樣本存儲環境滿足特定要求，如溫度、濕度和光照等。根據樣本的性質和用途進行分類存放，避免混淆和交叉污染。定期檢查樣本的狀態和存儲條件，確保樣本的完整性和有效性。
四、樣本在運輸過程中的安全性，使用合適的包裝材料并進行明確標識。記錄樣本的運輸過程，包括起始時間、目的地、運輸人員等信息。
五、樣本的用途和檢測要求，制定合適的處理流程，確保樣本的準確性。對于不再需要或已過期的樣本，按照相關規定進行銷毀處理，避免潛在風險。
六、實現樣本信息的電子化存儲和查詢。確保樣本信息的可追溯性，便于在出現問題時迅速定位和解決。
七、支持設置樣品庫存不足預警，當批次剩余量低于某個設定的庫存量值時，系統主動推送給庫管人員，及時合理補貨。
樣本入庫管理
一、入庫管理：通過手持PDA掃碼，實現批量樣本入庫，樣本出入庫均可通過PC端的web頁面入庫，也可通過安卓客戶端等Pad方式操作入庫，可生成二維碼。驗收合格后，對樣本進行詳細登記，包括樣本名稱、數量、來源、接收日期等信息，并將其錄入樣本管理系統。根據樣本的性質和用途，對樣本進行分類存放。確保樣本存放區域標識清晰，方便快速定位和查找。樣本入庫后，及時更新樣本管理系統的信息，確保系統數據與實物相符。
二、出庫管理：樣本出庫前，需由相關人員提出出庫申請，并經過相關部門審批。審批過程應確保樣本的合理使用和避免浪費。出庫時，需對樣本進行詳細核對，確保出庫的樣本與申請相符。核對無誤后，對出庫樣本進行登記，并更新樣本管理系統的信息。建立樣本出庫追溯記錄，記錄樣本的出庫時間、數量、去向等信息，便于后續追蹤和查詢。
三、安全管理：樣本存放區域應設置門禁系統，限制人員進出。同時，安裝監控設備，實時監控樣本的存儲和出入庫情況。根據樣本的保存要求，確保樣本存放區域的溫度和濕度控制在適宜范圍內。樣本存放區域應配置消防設備和報警系統，定期進行安全檢查和演練。同時，加強防盜措施，確保樣本的安全。
四、質量控制：定期對樣本進行質量檢查，確保樣本的完整性和有效性。對于不合格的樣本，及時進行處理并記錄。依據樣本出入庫管理的實際情況，及時收集反饋意見，對管理流程和操作規范進行持續改進。
樣本目錄維護
一、在系統初始化階段，根據醫院樣本管理的需求，建立初步的樣本目錄結構，包括樣本類型、來源、用途等分類維度。隨著樣本種類的增加和管理需求的變化，定期對目錄進行分類細化，確保目錄結構能夠準確反映樣本的實際情況。
二、對于新收集的樣本，及時將其信息錄入樣本目錄，包括樣本名稱、編號、數量、收集時間、保存條件等關鍵信息。對于已錄入的樣本信息，根據樣本狀態的變化和管理需求，及時進行更新，確保目錄信息的實時性和準確性。
三、設計簡單易用的查詢界面，提供多種查詢方式，如按樣本名稱、編號、類型等關鍵詞進行檢索，方便用戶快速定位所需樣本。查詢結果應清晰展示樣本的詳細信息，包括樣本圖片、描述、存儲位置等，便于用戶全面了解樣本情況。
四、建立目錄審核機制，對新錄入的樣本信息進行審核，確保信息的準確性和合規性。對于更新后的目錄，也需經過審核才能生效。根據用戶的角色和職責，設置不同的目錄訪問和修改權限。確保只有授權人員才能對目錄進行維護和管理，防止信息泄露和誤操作。
五、系統自定義樣品信息、多形式錄入信息，統籌管理生物樣本，合理收集、完善信息（增、刪、改）。
存儲管理
一、確保樣本存儲區域具備穩定的溫度、濕度和光照條件，以滿足不同類型樣本的保存需求。對于需要特殊環境條件的樣本，如低溫保存或避光保存，應設置專門的存儲設施。
設備維護：定期檢查和維護存儲設備，確保其正常運行和性能穩定。對于冷藏、冷凍等設備，要關注溫度波動和報警系統的工作狀態。
二、根據樣本的類型、來源、用途等屬性，對存儲區域進行合理分區。每個區域應有明確的標識和記錄，便于樣本的快速定位和查找。
位置標識：為每個樣本分配唯一的存儲位置標識，如貨架編號、層數、列數等。在樣本管理系統中建立位置標識與樣本信息的關聯，實現快速定位。
三、根據樣本的性質和用途，設定合理的存儲期限。對于過期或無效的樣本，應及時進行清理和處理。在樣本管理系統中設置存儲期限提醒功能，當樣本即將到達存儲期限時，自動提醒相關人員進行處理。
四、加強存儲區域的防火和防盜措施，如安裝報警系統、配置滅火設備等。定期對存儲區域進行安全檢查，確保樣本的安全。對樣本管理系統進行定期備份，以防數據丟失或損壞。同時，建立數據恢復機制，確保在發生意外情況時能夠迅速恢復數據。
五、詳細記錄樣本的存儲情況，包括存儲位置、存儲條件、存儲期限等。這些記錄有助于追蹤樣本的保存狀態和歷史信息。建立樣本追蹤機制，記錄樣本的出入庫、轉移等操作。通過追蹤記錄，可以了解樣本的使用情況和流向，確保樣本的合規使用。
本系統具備實時監控功能，還能生成詳盡的報告及報表（可用樣本報表、即將過期樣本報表、已過期樣本報表、低庫存樣本報表、不合格樣本報表、已銷毀樣本表、可用樣本報表），可通過樣本源類型以及樣本源信息分類提供樣本庫的使用情況、存儲狀態以及其他重要指標的分析和展示，對整個樣本庫有全面的掌控。
