感謝信、表揚信作為一種鼓勵先進，教育群眾的應用文體，有它自己的持點，區別于一般的信函。 感謝信和表揚信都是為了感謝或稱頌某一先進事跡而寫的，寫好的關鍵就在于把握好其中的先進事事跡，而又要在敘寫先進事跡中完滿表述出作者的感激或稱頌之意。湖南企發文化認為需要注意以下“四要”和“三不要”。
一要渲染需要幫助的迫切性。這就是說，要多方面地描寫事件初始的危急狀態，設想若得不到及時幫助的可怕或不幸后果．這有助于說明主人公伸出救援之手的重要意義。
二要渲梁主人公所作出的努力。就是要寫出艱難性，很有可能及必要寫寫他如何等待或到處奔波尋覓失主的全過程；寫他如何因此而耽擱了自己正要辦的一件急事等等。
三要渲染受幫助之后的良好效果。上面是說寫事跡主人公“損已”的方面，此外還要寫出“利人”的方面。在寫他“利人”時，不要拘泥于寫直接效果。我們知道，事物是由各個環節、各個方面所組成的，某個環節、方面的問題的解決，就有可能帶來整個事件的可喜局面產生。比如某人幫助把一個車禍受害者送到醫院，感謝人或表揚人不能僅寫到此，還需要寫后繼效果：“由于護送及時，在醫院的搶救了，目前受傷者已脫離險境，生命可保無虞。“
四要把幫助行為提升到某種思想的調度。在敘述了先進事跡后，還有必要從思想品德上來肯定某人的高尚行為。
寫好感謝信、表揚信，還要避忌以下三點：
一不要略去具體情節。表揚信，感謝信不僅是寫給被表揚的主人公看的，更重要的是采取一定方式進行大眾傳播，所以對事件的地點、時間、原因、結果都要詳細交代。
二不要多寫受益者的自身努力。在表揚好人好事時，也許受益者自己也付出了一定的努力，但主要是感謝、表揚助人為樂者，決不能將自己也一并寫進去，不然，往往沖淡了他人的先進事跡。
三不要寫事件的不幸后果。有些事本來就因不幸而起，結局也往往不幸，提供幫助者主觀上作出了很大努力，但客觀上還是回天乏力，留下某種遺憾。如感謝、表楊某人搶險滅火．應寫不幸之中有幸，而不宜多寫這場火災造成多少、多少損失。
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